Se pueden recopilar, analizar y organizar los datos acerca de la funcionalidad del sistema, el rendimiento, los costos operativos y la calidad para mejorar la gestión, la operación y la seguridad de los suministros de agua rurales y urbanos. Para que sean efectivos, estos datos, que incluyen medidas, estadísticas, datos geográficos o datos cuantitativos, deben procesarse como información (que se define como el conocimiento obtenido de los datos) y transferirse a los actores relevantes. Luego, la información se puede utilizar para evaluar, supervisar, gestionar y mejorar los suministros de agua, abogar por los recursos y planificar proyectos para el sector hídrico.

Evaluación de los sistemas de información existentes

Los sistemas de información abarcan las herramientas y los componentes para organizar y compartir la información en una institución o programa, incluidos aquellos que se basan en interacciones humanas, artículos, audios y herramientas digitales.
Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) incluyen las herramientas electrónicas que se utilizan para recopilar, organizar, almacenar, acceder, procesar y transmitir datos.

Deben respetarse las políticas nacionales acerca de las TIC (si corresponde), y las autoridades del sector hídrico deben involucrarse, cuando sea posible, en la selección de las TIC adecuadas. Antes de decidir si se necesita un nuevo sistema para recopilar y administrar información, deben evaluarse los sistemas actuales que pueden haberse desarrollado antes de la emergencia. Una herramienta que permite esquematizar estos sistemas es el diagrama de flujo de datos (DFD), que es un método de análisis que esquematiza las entradas, los procesos y las salidas dentro de un sistema; de este modo, modela la forma en la que se recopilan y transfieren los datos. Los DFD tienen cuatro elementos: (1) entidades externas (organizaciones por fuera de los límites del sistema); (2) procesos (transformaciones o cambios en los datos); (3) almacenes de datos (almacenamiento de datos físico, como un archivo en una computadora portátil o de escritorio); y (4) flujo de datos (transferencia de los datos entre los elementos anteriores. Estos elementos se registran mediante entrevistas y al observar la gestión de datos y los registros existentes. Luego, los DFD que se generan pueden utilizarse para comprender los procesos existentes (por ejemplo, ¿qué tipo de datos se recopilan? ¿Quiénes participan? ¿Cómo se distribuyen los datos? ¿Quiénes tienen acceso a los datos?) y para modelar los posibles cambios en los sistemas de información. Al evaluar los sistemas de información actuales o considerar modificaciones, es importante tener en cuenta preguntas como las siguientes:

• ¿Qué tipo de decisiones se pueden tomar para mantener o mejorar el sistema de agua (por ejemplo, reparar puntos de abastecimiento de agua, tratar el agua)?
• ¿Qué información se necesita para tomar esas decisiones (por ejemplo, funcional o no, contaminada o segura)?
• ¿Cómo se recopilarán esos datos y quién (o qué) los procesará y analizará (por ejemplo, personal local de una ONG, el comité del punto de abastecimiento de agua, un sensor)?
• ¿Quién necesita ver la información para tomar decisiones (por ejemplo, las autoridades locales, una organización humanitaria, personal local de salud, una familia)?

Herramientas de tecnologías de la información y la comunicación (TIC) para el sector hídrico

Un sistema de información óptimo depende de los tipos de datos que se recopilarán (por ejemplo, números, textos o imágenes), para cuándo se necesitarán (de manera aislada, periódica o de rutina; sistema interactivo o comentarios), qué dirección seguirá (unidireccional o interactiva) y cómo se transmitirá (por ejemplo, de manera manual o electrónica). Hay varias herramientas en papel y en teléfonos celulares que permiten recopilar información relacionada con el abastecimiento de agua segura, que suelen utilizar hojas de cálculo y programas de procesamiento de textos. Estas herramientas se pueden utilizar en un solo sistema o para sintetizar información de distintos sistemas de agua, como los de una región o suministro de agua. Las tecnologías para crear mapas dentro del sector hídrico incluyen el GPS (sistema de posicionamiento global), que establece la ubicación del sistema de agua o sus componentes, y el GIS (sistema de información geográfica), que permite visualizar y analizar los datos de una ubicación. Las herramientas de los teléfonos móviles para crear mapas de los puntos de abastecimiento de agua usan el GPS y las funciones de la cámara para registrar los puntos de abastecimiento de agua rurales, mientras recopilan datos de estos puntos y su ubicación. Antes, estas actividades se registraban en papel y con dispositivos GPS especiales.

Los teléfonos móviles también se utilizaron para mejorar las operaciones de facturación del servicio público del agua, como el seguimiento de los clientes y las emisiones de las facturas (para habilitar los pagos) del agua a través dinero móvil, tarjetas de pago sin contacto o de texto e interfaces de teléfonos inteligentes, y notificar a los clientes sobre las interrupciones en el servicio. Los teléfonos móviles también se utilizaron para recopilar los resultados de las pruebas de la calidad del agua, que se registran de manera manual en el teléfono, usan la cámara o se basan en los sensores conectados para registrar y procesar los resultados.

Por último, aunque la mayoría de los sistemas de los teléfonos móviles dependen de que las personas ingresen los datos, existen sistemas con recopilación de datos automática que registran, procesan y transmiten los datos de manera directa y que son esenciales cuando el acceso y los recursos humanos son limitados. Algunos ejemplos incluyen sensores que miden la funcionalidad de las bombas manuales o del tratamiento del agua, las operaciones y el uso; la gestión de activos; los niveles del tanque de almacenamiento de agua; los parámetros de la calidad del agua después del tratamiento, como el cloro residual y la tasa de producción y consumo de agua.

Sostenibilidad de los sistemas de información

Alors que les systèmes d'information améliorent de manière optimale la durabilité et les opérations des systèmes d'eau, ces systèmes d'information eux-mêmes doivent également être maintenus. Ils peuvent également être confrontés à des défis, tels qu'un manque d'engagement des utilisateurs et une incapacité du système à fonctionner comme prévu ou à fournir des informations utiles.  Si bien los sistemas de información mejoran de manera óptima la sostenibilidad y las operaciones de los sistemas de agua, estos sistemas de información también deben mantenerse. También pueden sufrir determinados desafíos, como la falta de compromiso del usuario y la incapacidad del sistema de rendir como estaba previsto o de proporcionar la información necesaria.

Gracias al rápido desarrollo de la tecnología, se presentan nuevas herramientas TIC de manera continua. Los distintos actores humanitarios pueden usar diferentes herramientas, que podrían requerir esfuerzos adicionales para unificar los datos y el flujo de información. La asistencia para la función y el uso sostenido de los sistemas de TIC se puede proporcionar al garantizar que los nuevos sistemas informáticos y las herramientas mejoren las prácticas existentes. Para que los datos sean útiles deben procesarse, actualizarse y convertirse en información; por lo tanto, los sistemas de información o las herramientas de TIC deben evaluarse con atención según el costo total de su vida útil y compararse con los posibles beneficios para garantizar que el compromiso y los recursos estén disponibles para justificar la inversión.